Tout d’abord un complément aux 35 heures de présence de votre secrétaire ou votre standardiste. L’assurance que tous les appels entrants seront réceptionnés, notre plateau d’accueil étant dimensionnés pour recevoir 20 appels simultanément. Vous bénéficiez d’un accueil de qualité, avec un personnel formé aux technique du téléphone et à votre dossier et habitudes de travail. Nous ne sommes jamais en vacances, jamais malades, jamais enceintes…. ou plus précisément vous ne subissez jamais ces désorganisations. Vous permettez ainsi à votre secrétaire de pouvoir se concentrer lorsqu’elle a des dossiers importants et urgents à régler, sans avoir en plus le téléphone à gérer. Vous pouvez ainsi réorganiser tout un service avec une gestion totalement externalisée des appels entrants. A l’heure où tous le sondages font remarquer que les sociétés françaises ont des efforts à faire sur la qualité de leur accueil téléphonique, passez le cap et testez-nous. Nous sauront apporter une réponse personnalisée à votre demande.

Nos contrats sont souples et sans engagement de durée. Vous pouvez ainsi profiter du service pendant des congés, un déplacement à l’étranger… et récupérer votre ligne à votre retour. La tarification est basée sur une prise en charge fonction de la durée du transfert et sur un coût à l’appel enregistré.

Le nombre d’appels reçus ne doit pas être le critère à retenir pour faire appel à nos services. Pour nous chaque appel est important. Faire appel à nos services vous garantit de ne perdre aucun appel et de fournir ainsi à vos interlocuteurs un accueil chaleureux et professionnel de 08h à 19h sans interruption. Un appel manqué d’un prospect c’est parfois un client de manqué !

Votre secrétaire travaille 35 heures à votre service, nous assurons une permanence de 59 heures par semaine, du lundi au vendredi de 08h à 19h sans interruption et le samedi matin de 08h30 à 12h. Vous pouvez décider de transférer vos appels pendant ses heures de pause (midi) et/ou en complément de ses horaires (matin et soir). Ainsi vous assurerez un accueil téléphonique à vos interlocuteurs de 08h à 19h. L’ensemble des appels enregistrés sera communiqué à votre secrétaire ou à vous-même par mail ou par le site internet. Vous avez également la possibilité de mettre en place un débordement d’appels qui consistera à router les appels entrants vers nos collaboratrices lorsque votre secrétaire est déjà en ligne, ceci afin d’éviter de perdre un appel. Vous pouvez aussi choisir de nous confier vos appels lors de ses congés maladie, ses congés annuels mais également si vous souhaitez que votre secrétaire puisse se consacrer à d’autres tâches dans la journée, sans être dérangée par le téléphone.

Après avoir paramétré votre installation téléphonique, une simple touche vous permettra de dévier vos appels vers nos collaboratrices et pouvoir ainsi être totalement disponible pour renseigner votre client, et cela sans perdre aucun appel entrant.

Un accueil personnalisé sera effectué à l’image habituelle de votre société pour chacun des appels entrants. L’organigramme de votre société sera intégré à votre dossier informatique dans notre logiciel métier. Chaque collaboratrice aura ainsi accès aux informations personnelles de vos collaborateurs et pourra, selon vos consignes, enregistrer le message ou bien effectuer une simple mise en relation.

Dès l’arrivée de l’appel sur les postes de nos collaboratrices, votre nom s’affichera. Au simple décroché, votre dossier s’ouvrira automatiquement sur le poste informatique avec la phrase d’accueil qui aura été retenue et les instructions relatives à votre dossier. Si votre interlocuteur a déjà appelé, sa fiche sera également à l’écran avec ses coordonnées. Tout ceci est possible grâce aux outils informatiques et téléphoniques que nous avons mis en place.

Nous facturons à l’appel enregistré avec une prise en charge mensuelle. Pour chaque appel reçu, seront enregistrés la date et l’heure de l’appel, les coordonnées précises de l’appelant et le message et/ou le rendez-vous associés. En fin de mois, vous recevrez la facture reprenant le nombre d’appels reçus dans le mois. Il vous alors possible de régler par chèque bancaire, par virement ou bien d’opter pour un prélèvement. Le coût est donc proportionnel au nombre d’appels enregistrés dans le mois et sans commune mesure avec les frais engendrés par l’embauche de 2 personnes pour couvrir 59 h par semaine.

Nos plages horaires d’ouverture (59 h/semaine) ne nous permettent pas de procéder ainsi. Chaque collaboratrice est formée sur votre dossier, sur vos méthodes de travail et connaît vos instructions. A l’ouverture automatique de votre dossier, celles-ci seront de nouveau affichées sur son écran lui permettant de gérer l’appel comme vous nous l’avez demandé.

Ces critères sont régulièrement contrôlés lors de notre audit Qualité. Nous surveillons tout particulièrement le délai de décroché qui est effectué sans musique d’attente. Les appels sont décrochés dans les 3 premières sonneries en moyenne pour 98 % d’entre eux (statistiques vérifiables). Les horaires de nos collaboratrices sont revus régulièrement et adaptés si le besoin est présent.

Un message d’accueil standard indiquant les horaires d’ouverture de l’accueil téléphonique est diffusé. Si vous le souhaitez, nous vous proposons une boite vocale avec votre message d’accueil personnalisé, interrogeable à distance. Nous pouvons également si vous le souhaitez mettre en place un accueil 24 h/24 en liaison avec notre sous-traitant.

Plusieurs solutions s’offrent à vous : En vous connectant sur le site internet moyennant vos codes d’accès, en recevant vos messages par mail ou sms dès leur enregistrement, en programmant un envoi de fax aux heures souhaitées.