Accueil téléphonique huissier

Ces dernières années, l’externalisation de l’accueil téléphonique a connu un véritable succès. Cette révolution touche les professionnels issus de tous les secteurs d’activités, dont ceux du domaine juridique. En quoi est-il intéressant pour un huissier de faire appel à ce genre de service ? Comment choisir le bon prestataire ?

L’accueil téléphonique juridique, c’est quoi ?

 L’accueil téléphonique juridique est un service qui consiste à gérer les appels entrants d’un cabinet ou d’un professionnel juridique indépendant. L’objectif de ce genre de prestation est de simplifier le traitement des appels en vue d’améliorer la relation client. L’accueil téléphonique permet également d’établir un premier contact avec le client.

Les services d’accueil téléphonique

Un prestataire en accueil téléphonique réceptionne les appels des clients au nom de l’huissier en question, et ce, selon la plage horaire convenue. Il assure également la relève ainsi que la transmission des messages laissés. Il recueille toutes les informations liées à chaque appel reçu (objet, coordonnées, etc.).  Contrairement aux idées reçues, l’accueil téléphonique ne s’arrête plus à la gestion des appels. Un professionnel en accueil téléphonique s’occupe aussi de la prise de rendez-vous selon le calendrier de l’huissier. En effet, il a accès à l’agenda de ce dernier et peut organiser les rendez-vous en toute autonomie. De par ses connaissances du domaine juridique, il est apte à fournir les informations de 1er niveau aux clients. Il dispose également des capacités à orienter chaque client selon les besoins et l’objet de leur appel. Lorsque la demande du client dépasse ses compétences, il peut transférer l’appel au bon interlocuteur.

Les critères de choix

L’externalisation de l’accueil téléphonique est une alternative particulièrement intéressante pour un huissier. Pourtant, l’efficacité de ce genre de service est le résultat de la sélection minutieuse du prestataire en question.  Voici quelques critères à prendre en compte.

Une grande maîtrise du jargon juridique

Le prestataire en question devra montrer une maîtrise des lexiques utilisés dans le domaine juridique. Pour que le client se sente en confiance, il est important que son interlocuteur sache de quoi il parle.

Une aisance relationnelle

Il faut que le prestataire en accueil téléphonique d’un huissier puisse mettre à l’aise son interlocuteur. Il doit pouvoir fournir un accueil de qualité afin de véhiculer une bonne image du cabinet.

Une excellente capacité d’écoute

Un responsable de l’accueil téléphonique doit pouvoir comprendre les informations fournies par son interlocuteur. La moindre faute d’écoute ou de compréhension peut induire en erreur.

Une grande flexibilité

Il faudra aussi choisir un prestataire flexible, qui pourra proposer des services sur mesure. En effet, les besoins de chaque cabinet d’huissier sont différents. Une agence d’accueil téléphonique devra être capable de s’adapter aux spécifications (méthodes de travail, plages horaires, etc.).

Une discrétion sans faille

Le métier d’un huissier requiert énormément de discrétion. Il est alors important de choisir un prestataire qui puisse veiller à la confidentialité des données sensibles des clients. 

Un sens de l’organisation

Il est important que le prestataire choisi montre un excellent sens de l’organisation : gestion du planning, classement des données, etc.