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Vous êtes un professionnel du secteur de la santé et vous hésitez encore à faire appel à un service de secrétariat médical externe. Vous vous demandez ce que cela va vous coûter, quels sont les tarifs pratiqués par les entreprises de télésecrétariat médical et si cela vaut le coup pour votre activité. Que vous soyez un grand cabinet avec plusieurs praticiens et des secrétaires, ou bien un indépendant exerçant seul, plusieurs types de formules s’offrent à vous en fonction de vos besoins. Que vous recherchiez de la qualité ou des prix bas pour votre secrétariat externalisé, nous vous donnons les pistes pour faire votre choix.

 

Sommaire :

Le coût d’une secrétaire médicale interne

Comparons ce qui est comparable. Pour avoir un avis sur la question des tarifs de télécrétariat médical, il faut d’abord se pencher sur ce que coûte une secrétaire médicale physique.

Il ne vous a pas échappé que les salaires augmentent sensiblement depuis 2 ans. C’est une excellente chose au regard de l’inflation que l’on connaît, et de la perte de pouvoir d’achat. Une secrétaire médicale va assumer des tâches variées comme :

  • répondre aux appels entrants des patients
  • prendre les rendez-vous
  • gérer les urgences
  • organiser l’agenda des praticiens
  • faire l’accueil physique
  • gérer de l’administratif

Le salaire d’une secrétaire médicale est fonction de son ancienneté. Admettons qu’elle soit rémunérée au SMIC, ce qui est un salaire bas dans ce secteur. Avec les quelques avantages, cela va coûter environ 2000 € par mois à l’employeur, pour 35h par semaine sur 47 semaines par an (hors absences et arrêts). A cela s’ajoutent les immobilisations qui concernent le poste de travail (bureau, fauteuil, informatique, télécom, etc). Puis tous les frais cachés que l’on ne mesure pas : recrutement, absentéisme, formation, médecine du travail, temps de management, etc. Mais avant de connaître les prix d’un secrétariat à distance, comparons avec un(e) employé(e).
 

Secrétaire médicale VS télésecrétariat médical

La secrétaire médicale classique travaille au sein du cabinet et est formée en interne. Elle prend en charge les missions de son domaine d’expertise. Le télésecrétariat médical est une prestation externalisée, qui travaille à distance.

La gestion des appels téléphoniques est chronophage, et ne permet pas de se concentrer sur une autre tâche en même temps (ou bien cela génère des erreurs et de la perte de temps). Mais offrir une interaction humaine aux patients semble pourtant essentiel. L’expérience patient est aussi importante pour les cabinets médicaux et paramédicaux. Parler à une personne est indispensable.

Le secrétariat médical à distance offre les mêmes prestations qu’une secrétaire médicale, sauf l’accueil physique et les tâches administratives. Celles-ci sont de plus en plus dématérialisées, et ne nécessitent plus un temps de travail important. Quant à l’accueil physique, il est devenu naturel pour les patients de se présenter directement en salle d’attente lors de leur rendez-vous, sans attendre un accueil particulier.

L’avantage principal réside dans le fait que le service est rendu en continu sur l’année, il n’y a pas de coupure de service (pas de congés, d’absence, ou de pause), sur 59h par semaine. Il peut être aussi un excellent complément à une secrétaire interne, pour assurer la continuité de service en dehors de ses horaires de travail.

Faire appel à un secrétariat médical externe permet de ne pas avoir à gérer les ressources humaines, avec tout ce que cela implique, comme expliqué plus haut.

Avec la tarification des télésecrétariats médicaux comme Burotic, le coût est uniquement lié au volume d’appels, car les heures creuses sans appel ne sont pas une charge pour le cabinet.

Enfin, les collaborateurs de l’entreprise de télésecrétariat médical sont tous formés, se conforment au secret professionnel et au RGPD, et sont experts sur les outils informatiques.

La distance n’empêche pas la confiance. L’équipe externe et les praticiens du cabinet apprennent à se connaître, et une relation de confiance s’établit. Nous croyons beaucoup à cela pour un partenariat sur le long terme.

Vous avez un projet d’externalisation de votre secrétariat médical ?

Les tarifs du télésecrétariat médical

La plupart des entreprises de télésecrétariat médical vont proposer des tarifs selon deux modèles :

  • A l’appel traité
  • Au forfait

La différence entre ces deux modèles réside dans le fait que pour le tarif du secrétariat médical à l’appel traité, vous êtes facturé uniquement sur la base du nombre d’appels que votre équipe de secrétaires médicales externes auront traité pour vous. Quant au forfait, vous payez tous les mois le même tarif, même si vous avez eu moins d’appels que le nombre maximum compris dans votre forfait. Le coût par appel peut alors être plus important, et moins transparent. Cependant, vous n’avez pas de surprise.

Le secrétariat médical à distance peut être amené à réaliser des appels sortants pour le compte de votre cabinet, par exemple pour déplacer des rendez-vous, répondre à la question d’un patient, ou prendre un rendez-vous dans un service spécialisé. Ces appels viennent en sus. En cas de tarification à l’appel traité, ils viennent se cumuler. En cas de forfait, ils sont comptés en plus.

Attention toutefois aux tarifs trop attractifs. Cela cache souvent l’utilisation de télésecrétaires à l’étranger (Madagascar, Tunisie, etc), ou bien l’emploi de stagiaires non ou peu rémunérés. Ce sont peut-être aussi des personnes travaillant dans des conditions difficiles avec un turnover important. Cependant, si vous recherchez un service au plus bas prix, ces sociétés répondront à votre besoin. Les prix de ces permanences téléphoniques médicales varient entre 0,50€HT et 0,90€ HT par appel.

Si vous recherchez une prestation plus qualitative, auprès d’une société qui arbore des valeurs sociales et qui fournit un service d’excellence avec une équipe stable, comptez un tarif à l’appel à partir de 1,00 € HT pour un volume d’appels important, allant jusqu’à 1,20 € HT si vous avez peu d’appels.

Pour le choix d’un outil de prise de rendez-vous en ligne en complément de la permanence téléphonique médicale (tel que Maiia, Doctolib, …), vous trouverez toutes les informations sur cet article : Agenda en ligne pour médecin : comment le choisir ?

Comment faire son choix entre secrétaire médicale et télésecrétariat médical ?

Cela va surtout dépendre de votre besoin. Voici quelques situations qui pourraient vous parler :

Vous souhaitez augmenter l’amplitude horaire de votre secrétariat : il vaut mieux faire appel à un télésecrétariat soit à temps plein, soit en complément de votre secrétaire.

Vous souhaitez réaliser des économies : le secrétariat médical à distance vous apportera plus de souplesse sur la gestion de vos charges.

Vous souhaitez améliorer l’accueil physique de vos patients : une secrétaire médicale interne apportera son expertise d’accueil physique à votre cabinet. Le télésecrétariat médical peut venir en complément en dehors de ses horaires de travail.

Vous ne souhaitez plus avoir à gérer du personnel : la permanence téléphonique médicale est votre meilleur atout.

Vous souhaitez proposer la prise de rendez-vous via internet : cela est possible dans les deux cas de figure. Le télésecrétariat est en mesure de vous le proposer ou de s’adapter à votre outil. Et votre secrétaire pourra également se l’approprier.

Certaines télésecrétaires indépendantes proposent également leurs services. Elles pratiquent un tarif sans doute inférieur, mais l’amplitude horaire posera problème à terme également. En effet, il s’agit d’une secrétaire médicale en télétravail.

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