Toute entreprise, quelle que soit sa taille et son secteur d’activité, est amenée à gérer différentes tâches administratives. Si celles-ci sont souvent jugées chronophages et à faible valeur ajoutée, elles sont néanmoins importantes à la bonne organisation de la société. Afin de ne pas être débordés par ce genre de tâche, les dirigeants des TPE, PME / PMI ou même des plus grandes entreprises font le choix d’externaliser leur service de secrétariat. De quoi s’agit-il ? Est-ce réellement intéressant ? Vous êtes une entreprise et vous souhaitez en apprendre davantage sur le secrétariat externalisé à Vannes ? Obtenez toutes les réponses dans cet article.

L’externalisation administrative, c’est quoi ? 

L’externalisation administrative consiste à déléguer une partie ou l’intégralité de son service de secrétariat à un prestataire externe. On peut aussi employer le terme « sous-traitance ». D’une manière générale, le secrétariat externalisé est sollicité pour les affaires administratives, comptables, mais aussi la gestion de la relation client. C’est une solution destinée aux chefs d’entreprises et entrepreneurs qui n’ont pas le temps ou les compétences nécessaires pour la réalisation de ce genre de tâches.

Les missions d’un secrétaire externalisé

Les missions d’un·e secrétaire indépendant·e ne sont pas si différentes de celles d’un·e secrétaire en interne. Il peut s’agir de tout ce qui est en rapport à la gestion financière : traitement des données comptables, gestion des échéances et créances clients, etc. Par ailleurs, un·e secrétaire externalisé·e peut prendre en charge l’édition de divers documents tels que les factures ou encore les bons de livraison. Il·elle est également amené·e à s’occuper du planning, de l’organisation de divers événements, de la prise de rendez-vous ainsi que du traitement de courrier. L’externalisation du service de secrétariat peut aussi faire allusion à une formule de permanence téléphonique : gestion et traitement des appels reçus, conseil client, etc.

Les bonnes raisons d’externaliser son service de secrétariat

Si l’externalisation administrative et la permanence téléphonique sont de plus en plus prisées, c’est pour les avantages considérables qu’elles offrent.

Gagner un temps précieux

Le fait de sous-traiter le service de secrétariat de votre entreprise vous permettra de bénéficier d’un gain de temps considérable. Vous pourrez ainsi vous recentrer sur le cœur de votre métier et vous adonner à des tâches plus importantes. C’est un service qui permet beaucoup de flexibilité.

Faire des économies

Les solutions d’externalisation administrative permettent également d’épargner de l’argent. En effet, les processus de recrutement sont à la fois longs et coûteux. De plus, il est nettement plus intéressant d’engager un prestataire externe que de recruter un·e secrétaire en CDI. Vous n’aurez plus à investir dans un matériel informatique supplémentaire, puisque les agences de secrétariat indépendantes disposent de leurs propres outils de travail. Cela constitue une charge de moins, surtout pour une entreprise avec un budget limité.

Obtenir des réponses efficaces aux besoins de l’entreprise

Un service de secrétariat externalisé peut généralement être modulé en fonction des besoins d’une entreprise. En effet, il se peut qu’une seule partie des tâches soit confiée à un prestataire externe. Cela permet alors de gérer le budget consacré à la gestion administrative. Le principe de ce genre de service, c’est de payer uniquement le travail effectué. Vous ne serez tenu par aucun engagement dans la durée !

Améliorer la relation avec la clientèle et les partenaires

Comme énoncé plus haut, un service de secrétariat externalisé permet d’optimiser l’interaction avec les parties prenantes d’une entreprise. Votre entreprise sera plus réactive aux prises de rendez-vous, demandes de réservations ou même aux réclamations des clients. Un·e secrétaire externe veillera aussi à la bonne relation avec les fournisseurs et les partenaires (organisation des réunions, etc.).

Tirer profit de l’expertise de personnes qualifiées

Le fait de confier la gestion administrative à de véritables experts vous offre la garantie de compétences fiables et solides. Votre entreprise profitera alors d’un véritable gain en efficacité dans les différents processus administratifs. Vous n’aurez plus à investir dans des formations, puisque vous faites confiance à des prestataires expérimentés, s’engageant à vous satisfaire au mieux. De plus, les professionnels de l’externalisation administrative vous mettent en relation avec des assistants maîtrisant votre domaine d’activité.

Trouver un service de secrétariat externalisé à Vannes

2ème commune du Morbihan, la commune de Vannes est désormais en pleine croissance. Si votre entreprise y est implantée, vous n’aurez aucun mal à trouver un prestataire de confiance pour s’occuper de vos tâches administratives.

Quoi qu’il en soit, l’externalisation de votre service de secrétariat peut tout à fait se faire à distance. C’est ce que l’on appelle « télésecrétariat ». Il s’agit d’une solution qui a le vent en poupe, du fait de l’éloignement géographique. Ainsi, vous ne serez plus contraint dans le choix du prestataire qui répondra à vos besoins.